Advies en tools voor professionals

Stap 1. Opstellen

In principe kun je de opmaak van je factuur helemaal zelf bepalen. Vroeger werden facturen doorgaans op papier gemaakt en via de post verzonden. Tegenwoordig kan dit ook heel makkelijk digitaal. Er zijn verschillende online facturatieprogramma’s waarmee je eenvoudig een digitale factuur kan maken, bijvoorbeeld E-boekhouden, Teamleader of Exact.

Stap 2. Invullen van gegevens

Simpel gezegd is een factuur een rekening voor een product of dienst die jij aan een klant hebt geleverd. Het is daarom van groot belang dat de juiste gegevens correct worden ingevuld. De volgende gegevens moeten ten alle tijden op een factuur komen te staan:

• Je bedrijfsgegevens, waaronder:
  • (bedrijfs)naam (of handelsnaam, zolang deze maar overeenkomt met het adres dat bij de KvK is geregistreerd).
  • bedrijfsadres
  • KvK-nummer
  • Btw-nummer

• de bedrijfsgegevens van de klant, waaronder:
  • Bedrijfsnaam en/of naam van de geadresseerde
  • Bedrijfsadressen

• de factuurdatum (van belang omdat het door de Belastingdienst wordt gebruikt voor de Btw-aangifte);
• een factuurnummer; elke factuur moet een uniek factuurnummer toegekend krijgen. Bij voorkeur een met opeenvolgende nummers.

Stap 3. Invullen van diensten en/of producten

Niet minder belangrijk is het invullen van de diensten en/of producten die je hebt geleverd aan de desbetreffende klant.
Zorg ervoor dat de volgende informatie hier ten alle tijden wordt genoteerd:

• Een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten en/of producten;
• het aantal producten of uren dat je hebt geleverd;
• de datum (of het kwartaal) waarop je de producten en/of diensten hebt geleverd;
• de prijzen voor je diensten en/of producten, zowel inclusief als exclusief btw (altijd eerst het nettobedrag (dus excl. Btw), vervolgens het btw-bedrag en het btw-percentage (0%, 9%, 21%), en tot slot het totaal bedrag (incl. Btw).

Stap 4. Optioneel

• Voor de bereikbaarheid kunnen telefoonnummer, e-mailadres of website genoteerd worden op de factuur, maar dit niet verplicht.
• Voor de eigen administratie en volledigheid kunnen het debiteurennummer of ordernummer worden genoteerd, wederom is dit niet verplicht.
• Voor het betaalgemak kunnen IBAN-nummer en de betalingstermijn op de factuur worden genoteerd, maar ook dit is niet verplicht.

Tot slot

Controleer altijd of het adres en alle overige gegevens van zowel jou als van de klant kloppen. Raadpleeg voor de laatstgenoemde desnoods de KvK.

Eenmaal verzonden kan een factuur niet meer worden gewijzigd. Mocht er foute informatie in de factuur staan dan zal de gehele factuur geannuleerd moeten worden en een nieuwe moeten worden opgestuurd, of worden gecompenseerd met een creditnota (een document waarmee een leverancier vastlegt dat hij een klant een bedrag zal terugbetalen).

Zorg er altijd voor dat je je facturen zorgvuldig archiveert. In Nederland moeten zakelijke documenten minimaal 7 jaar bewaard blijven. Zowel papieren als elektronische archivering voldoet, maar onze tip: zorg ervoor dat je altijd meerdere back-ups van de documenten hebt en bewaard.

Veel succes met je facturatie!