Als je afspraken goed vastlegt kom je achteraf niet voor aangename verassingen te staan. Doe dit voordat je begint met je opdracht, zodat je na half werk niet voor het blok komt te staan. Hieronder lees je tien praktische tips om je afspraken op de juiste manier vast te leggen.
tip 1: Leg afspraken schriftelijk vast
Hoe duidelijker een afspraak is, hoe prettiger, zowel voor jou als je opdrachtgever.
Zorg ervoor dat je afspraken schriftelijk bevestigt. Zo heb je iets om op terug te vallen als het niet vanzelf goed gaat.
Dat geldt ook voor eenvoudige afspraken. Soms is een e-mail ter bevestiging van het mondelinge besluit al voldoende.
tip 2: Regel het goed en maak het jezelf niet te moeilijk
Hoe je een afspraak het best vastlegt is afhankelijk van het type en de omvang van de afspraken.
Een vuistdikcontract voor een korte klus? Niet nodig uiteraard.
Regel afspraken naar behoefte en belang. Hoe groter de klus, des te verstandiger risico’s op te vangen met een goed contract.
tip 3: geef de afspraak de juiste naam
Maak in de titel van een contract direct duidelijk waar het over gaat. Vaak kan dat met één woord en is met de titel ook het doel van het contract direct duidelijk. Zoals: les-overeenkomst, licentieovereenkomst, boekingsovereenkomst. verkoopovereenkomst, huurovereenkomst, samenwerkingsovereenkomst.
Hier vind je een aantal checklists die horen bij specifieke contracttypes. Onze juristen hebben daarnaast een aantal voorbeeld contracten opgesteld. Leden kunnen die vinden achter de inlog.
tip 4: Maak duidelijk wie de contractpartijen zijn
Met wie sluit je het contract? Is dat een particulier? Of een bedrijf (d.w.z. een rechtspersoon zoals een BV, een VOF, of een stichting), leg dan de naam van het bedrijf en de naam en functie van degene die namens het bedrijf tekent vast.
Zijn er meer dan twee contractpartijen? Of een buitenlandse contractpartij? Dan wordt het al snel ingewikkeld, schakel onze hulp in.
TIP 5: LEG DE CONTEXT VAN HET CONTRACT VAST
Welke bedoeling hadden partijen voor ogen bij het sluiten van het contract? Als er onverhoopt verschil van inzicht of een conflict ontstaat dan gaat het niet alleen om de opgeschreven afspraken, maar speelt wat partijen beoogd hebben ook een rol (naast hoe partijen zich in praktijk hebben gedragen).
TIP 6: ELK TYPE CONTRACT HEEFT ZIJN EIGEN JURIDISCHE FINESSES OF RECHTSGEVOLGEN
Bedenk dat elk type contract zijn eigen juridische finesses of rechtsgevolgen heeft. Daarom zijn naam en context van het contract belangrijk. Soms sluiten bepaalde contracttypen elkaar ook uit: een koopcontract kan niet tegelijkertijd ook een huurcontract zijn. Ook de hoedanigheid van contractpartijen spelen daarbij een rol. Particulieren genieten consumentenbescherming, bedrijven niet.
TIP 7: SCHRIJF DE KERN VAN HET CONTRACT PUNT VOOR PUNT OP
Wat lever je? Wanneer? Tegen welke prijs? En onder welke voorwaarden? Vermeld bijvoorbeeld betaaltermijn, factuurtermijn, of prijzen in- of exclusief btw zijn. Speelt auteursrecht een rol? Leg levering van en vergoeding voor auteursrechtelijk beschermd werk goed vast. Wat doe je als de klant niet tevreden is? Voor ieder contract geldt: hoe concreter hoe beter. Wees duidelijk. Een mooi punt over aansprakelijkheid is: ‘bij schade wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor schadebedragen die hoger zijn dan mijn bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering uitkeert.’
tip 8: Maak gebruik van algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn je standaard spelregels die je hanteert bij het maken van afspraken over een opdracht. Het is handig en professioneel. Hierin kun je standaardzaken vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan betalingstermijnen, regels over het inhalen of annuleren van lessen, bepalingen over aansprakelijkheid.
Maak hiervoor gebruik van de algemene voorwaarden van de Kunstenbond! Je kunt de standaardvoorwaarden van de Kunstenbond ook goed gebruiken om je eigen set voorwaarden te maken, toegespitst op je eigen beroepspraktijk.
Maak je algemene voorwaarden duidelijk kenbaar, zet ze op je website en verwijs ernaar in mails (zet een link in je digitale handtekening), stuur ze mee met offertes.
Tip 9: Eigen voorwaarden of die van je opdrachtgever?
Een contract weerspiegelt de relatie tussen partijen en de onderlinge krachtsverhouding. Ga je met een grotere opdrachtgever in zee dan komt die vaak met een contract en standaardvoorwaarden.
Toch is ook dan het hebben van eigen voorwaarden zinvol. Als maatstaf om het aangeboden contract aan te toetsen, of als inzet voor onderhandelingen over contractbepalingen.
Kunstenbond heeft algemene voorwaarden ter download, die je kunt gebruiken. Je vind je ze hier.
tip 10: teken het contract voor je begint
Als je alle punten hebt doorlopen en je voelt je zeker van je afspraken: Teken dan het contract en laat de wederpartij dit ook doen.
Het komt regelmatig voor dat je aan een opdracht begint zonder dat het contract getekend is door beide partijen. Dan is het onduidelijk of er wel sprake is van een helder akkoord en of beide partijen wel echt dezelfde intenties hebben.
Tekenen dus. Een mail bewaren waarin blijkt dat beide partijen ondubbelzinnig akkoord zijn over de gemaakte afspraken is belangrijk als back-up.