Heb je hart voor kunst en cultuur? Wil jij bijdragen aan een eerlijke arbeidsmarkt in de culturele en creatieve sector? Ben je een proactieve, gestructureerde en betrokken administratief medewerker? Dan zijn we op zoek naar jou!

De Kunstenbond zoekt een bevlogen en enthousiaste medewerker met aandacht voor de vereniging als geheel, die ook inzetbaar is bij ons secretariaat en de ledenservice.

Wie zijn wij?

De Kunstenbond is de vakbond voor alle werkenden in de creatieve en culturele sector. Al onze werkzaamheden zijn gericht op het verbeteren van de positie van zowel werknemers als zzp’ers. Wij komen op voor fatsoenlijke betaling, eerlijke contracten, voldoende sociale zekerheid en een veilige en inclusieve werkvloer. We zetten actief in op politieke lobby en onderhandelingen over cao’s en sociale plannen. Daarnaast komen we op voor de belangen van individuele leden en geven we advies, training en rechtsbijstand.

De Kunstenbond is een vereniging van en voor leden. Onze leden zijn georganiseerd in verschillende vakgroepen: Muziek, Beeldend, Theater & Dans, Kunsteducatie en de Animatoren & Motion Designers. Het bestuur en de ledenraad bestaan uit een afvaardiging van de vakgroepen. Vanuit Amsterdam werken we met 25 collega’s voor deze leden.

Om de organisatiegraad van werkenden in de sector te verhogen en om meer impact te kunnen hebben voor onze leden willen we komende jaren ons ledenbestand uitbouwen en administratieve processen daarop inrichten.

Wat is je plek in de organisatie?

Je vervult een spilfunctie in de vereniging en de werkorganisatie doordat je bestuur en directie ondersteunt in alle processen rond relatiebeheer en informatieverwerking. In de werkorganisatie zijn vier teams: 1. Individuele Belangenbehartiging; 2. Collectieve Belangenbehartiging; 3. Marketing en Communicatie en 4. Bedrijfsvoering. Samen met de medewerkers van de ledenservice en het hoofd bedrijfsvoering vorm je het team Bedrijfsvoering. Naast je collega’s zul je ook veel afstemmen met het verenigingsbestuur.

Wat houdt de functie in?

In deze functie heb je vijf verantwoordelijkheden:

1. Bestuursondersteuning: je ondersteunt het bestuur en de directie in het organiseren van de vereniging en verenigingsactiviteiten. Je organiseert bijeenkomsten en verzorgt de verslaglegging, je houdt termijnen in de gaten en helpt bij werving, selectie en verkiezingen, je helpt de vereniging waar nodig (met vergaderingen en events) en je zorgt dat alle regelingen (voor bijvoorbeeld statuten en vertrouwenspersonen) voor de vereniging up-to-date zijn. Waar nodig stem je af met experts of de notaris over benodigde aanpassingen.

• Managementondersteuning: je helpt de directie en andere afdelingen met het inrichten en onderhouden van een goed CRM-systeem, waaruit overzicht gehouden kan worden over alle contacten die er vanuit de Kunstenbond bestaan met andere organisaties en over de vertegenwoordiging vanuit de Kunstenbond bij andere organisaties. Je ondersteunt de directie ook bij HR-taken, waaronder werving en selectie. Je helpt daarbij ook bij het inrichten en onderhouden van een goede administratie waarin informatie wordt vastgelegd en ontsloten. Verder kun je ingezet worden bij specifieke projecten, variërend van uitzoekvragen bij beleidsvoorbereiding tot hulp bij voorbereiding van een verhuizing.

• Office support: je bent mede verantwoordelijk voor het faciliteren van de samenwerking tussen collega’s op kantoor en online. Je organiseert overleggen, doet inkoop en voorraadbeheer, ontvangt gasten en beantwoordt de telefoon, je beheert de algemene agenda en helpt bij de planning van projecten. Verder onderhoud je de interne mailing- en whatsapplijsten.

• Ledenservice en secretariaat: samen met verschillende collega’s ben je verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen en begeleiden van leden en vakgroepen, het uitvoeren van secretariële taken, het maken van afspraken en het organiseren van bijeenkomsten.

• Administratieve processen: je helpt bij het beschrijven en optimaliseren van de administratieve processen bij de Kunstenbond en bent betrokken in de verwerking van de financiële administratie (verwerken van facturen) en de ledenservice. Vanuit de administratie help je bij het opstellen van rapportages.

Kortom: we bieden een zeer veelzijdige functie aan, waarin je jouw organisatietalent goed kunt inzetten. De precieze taakverdeling en invulling van de functie is mede afhankelijk van de competenties van een geschikte kandidaat en mogelijkheden voor taakverdeling in het team.

Functie-eisen en profiel

• Je bent proactief, werkt zorgvuldig, je bent oplossingsgericht en weet op effectieve wijze doelen en prioriteiten te behalen binnen de eigen werkzaamheden.
• Je hebt een relevante opleiding.
• Je bent klantgericht en hebt ervaring met dienstverlening.
• Je haalt voldoening uit het onderhouden en verbeteren van administratieve processen en doet dat accuraat, flexibel en resultaatgericht.
• Je hebt kennis van boekhouden en kunt een debiteuren- en crediteurenadministratie onderhouden.
• Je hebt enige juridische kennis of bent bereid deze op te doen.
• Je bent digitaal vaardig, gebruikt met groot gemak diverse softwarepakketten en hebt bij voorkeur ervaring met Exact en Microsoft 365 (waaronder Microsoft Teams). De Kunstenbond gebruikt daarnaast ook Congressus voor de ledenadministratie.
• Je bent communicatief vaardig in woord en geschrift.
• Je ben sociaal vaardig, werkt makkelijk samen met collega’s en bent gericht op de tevredenheid van leden.
• Je hebt affiniteit met de kunst- en cultuursector.

Wat bieden we je?

• Een aantrekkelijke en afwisselende baan in een jonge, informele organisatie.
• Veel ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling.
• We werken vanuit een mooi kantoor in het centrum van Amsterdam, met mogelijkheid ook deels vanuit huis te werken.
• Flexibele werktijden.
• De beloning is marktconform.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Informeren en solliciteren

Ben je enthousiast, herken je jezelf in dit profiel en wil jij ons helpen de missie van de Kunstenbond waar te maken? Reageer dan direct! Mail jouw motivatie en cv in PDF-formaat naar info@kunstenbond.nl. Voor vragen naar aanleiding van deze vacature kun je contact opnemen met Ronald Gijsbertsen.