Vraag: Help, een Amerikaanse distributeur vraagt me om een zogenaamd W-8BEN-formulier in te vullen. Het is echter een ingewikkeld formulier waar ik niets van snap. Moet ik hiermee soms Amerikaanse btw betalen?

Antwoord: Het W-8BEN-formulier is, kort door de bocht, bedoeld voor niet-V.S. particulieren en eenmanszaken die geld ontvangen uit de VS waarop 30% belasting moet worden ingehouden. Dit is een voorheffing van de inkomstenbelasting, dus geen Amerikaanse btw (VAT).

Om te voorkomen dat er dubbel inkomstenbelasting moet worden betaald heeft de VS allerlei belastingverdragen met andere landen. Op grond van het verdrag met Nederland vervalt de voorheffing op o.a. royalty’s van labels, distributeurs als CdBaby en betalingen voor geleverde diensten. Om aanspraak te maken op het verdrag dient het W-8BEN juist ingevuld aan de Amerikaanse betaler – in jouw geval de Amerikaanse distributeur – te worden verstrekt. Die heeft dit nodig voor controle van de IRS. Dit is een soort van belastingdienst.

Zoals je zelf al aangeeft is het geen simpel document. Het juist invullen van het formulier kan dan ook knap lastig zijn. Zo moet het in het Engels gebeuren en dien je de Amerikaanse datumnotatie (MM-DD-YYYY) te gebruiken. Je mag ook geen landen afkorten, geen postbus opgeven en geen Tipp-ex gebruiken. Als je een fout maakt moet je op een nieuw formulier beginnen. Er is echter ook een digitaal formulier.

Een lastig punt is het bepalen van het bewuste verdragsartikel waarop een beroep wordt gedaan en welke je dient in te vullen. Wat je dient in te vullen is: “Article 13 paragraph 1, royalties, 0%”.

Ook wordt gevraagd naar je Amerikaanse TIN-nummer. Dat is een fiscaal nummer. Dit hoef je echter niet in te vullen. Wel dien je je BSN in te vullen. Verder wordt naar een referentienummer van je Amerikaanse betaler (je distributeur) gevraagd. Als het goed is heb je die van hem gekregen, anders dien je die op te vragen.

Hieronder kun je een ingevuld formulier van een fotograaf bekijken als voorbeeld:

Voor andere rechtsvormen en rechtspersonen, zoals VOF of BV, is er een variant: namelijk het W-8BEN-E formulier. Dat formulier is een stuk lastiger in te vullen. Daarvoor kun je waarschijnlijk het beste bij een gespecialiseerde accountant te rade gaan.

Als het om kleine bedragen gaat kun je het invullen en opsturen van het formulier misschien beter laten voor wat het is en de 30% inhouding voor lief nemen. Dit vanwege de veel hogere rekening van de accountant. Mocht het menens worden met je inkomsten uit de VS dan kun je het alsnog doen.

Als je bij je huidige distributeur niet te ‘vast’ zit kun je ook overwegen om over te stappen naar een Nederlandse distributeur om je muziek op Spotify en de andere platforms te plaatsen en af te rekenen. Deze Nederlandse partijen hebben dit soort internationale belastingformaliteiten namelijk zelf al geregeld. Maar dit geldt dus niet voor particulieren en eenmanszaken; voor die groep is het invullen van het W-8BEN-formulier misschien lastig, maar wel te doen.