Direct naar inhoud

Checklist voor het vastleggen van afspraken

Afspraken vastleggen met opdrachtgevers, klanten en samenwerkingspartners, hoe doe je dat? Met deze praktische tips helpen we je op weg.

Als je afspraken goed vastlegt, zorg je ervoor dat je achteraf niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Doe dit voordat je begint met je opdracht, zodat je na half werk niet voor het blok komt te staan. Hieronder lees je tien praktische tips om je afspraken op de juiste manier vast te leggen.

TIP 1: LEG AFSPRAKEN SCHRIFTELIJK VAST

Hoe dui­de­lij­ker een af­spraak is, hoe beter. Zowel voor jou als je op­dracht­ge­ver. Zorg er­voor dat je af­spra­ken schrif­te­lijk be­ves­tigt. Zo heb je iets om op terug te val­len als het niet van­zelf goed gaat. Dat geldt ook voor een­vou­di­ge af­spra­ken. Soms is een e-​mail ter be­ves­ti­ging van het mon­de­lin­ge be­sluit al vol­doen­de.

TIP 2: MAAK HET JEZELF NIET TE MOEILIJK

Hoe je een af­spraak het best vast­legt, is af­han­ke­lijk van het type en de om­vang van de af­spra­ken. Een vuist­dik­ con­tract voor een korte klus? Dat is niet nodig. Maak af­spra­ken naar be­hoef­te en be­lang. Hoe gro­ter de klus, des te ver­stan­di­ger het is om ri­si­co’s op te van­gen met een goed con­tract.

TIP 3: GEEF DE AFSPRAAK DE JUISTE NAAM

Maak in de titel van het con­tract di­rect dui­de­lijk waar het over gaat. Zoals: opdrachtovereenkomst, les​overeenkomst, licen­tie­over­een­komst, boe­kings­over­een­komst. ver­koop­over­een­komst, huur­over­een­komst, sa­men­wer­kings­over­een­komst.

We hebben een aan­tal check­lists opgesteld van dingen waaraan je moet denken wanneer je een contract wilt afsluiten. Daarnaast hebben we een aantal voorbeeldcontracten opgesteld die voor leden te downloaden en gebruiken zijn.

TIP 4: MAAK DUIDELIJK WIE DE CONTRACTPARTIJEN ZIJN

Met wie sluit je het con­tract? Is dat een par­ti­cu­lier? Of gaat het om een be­drijf (zoals een BV, een VOF of een stich­ting)? In dat laatste geval zet je dan de naam van het be­drijf én de naam en func­tie van de­ge­ne die na­mens het be­drijf te­kent op het contract.

Zijn er meer dan twee con­tract­par­tij­en? Of een bui­ten­land­se con­tract­par­tij? Dan wordt het al snel in­ge­wik­keld. Schakel onze hulp in.

TIP 5: LEG DE CONTEXT VAN HET CONTRACT VAST

Welke be­doe­ling hebben jullie voor ogen bij het slui­ten van het con­tract? Als er achteraf on­ver­hoopt een con­flict of een ver­schil van in­zicht ont­staat, dan gaat het niet al­leen om de op­ge­schre­ven af­spra­ken. In dat geval speelt ook een rol wat par­tij­en be­oogd heb­ben (naast hoe par­tij­en zich in de prak­tijk heb­ben ge­dra­gen).

TIP 6: ELK TYPE CONTRACT HEEFT ZIJN EIGEN kenmerken

Be­denk dat elk type con­tract zijn eigen ju­ri­di­sche details of rechts­ge­vol­gen heeft. Daar­om zijn de naam en de con­text van het con­tract be­lang­rijk. Soms slui­ten be­paal­de con­tractsoorten el­kaar ook uit: een koop­con­tract kan niet te­ge­lij­ker­tijd een huur­con­tract zijn. Ook de hoe­da­nig­heid van con­tract­par­tij­en spe­len daar­bij een rol: par­ti­cu­lie­ren ge­nie­ten con­su­men­ten­be­scher­ming, be­drij­ven niet.

TIP 7: SCHRIJF DE KERN VAN HET CONTRACT PUNT VOOR PUNT OP

Wat lever je? Wan­neer? Tegen welke prijs? En onder welke voor­waar­den? Al deze punten zijn belangrijk om te vermelden, net als de be­taal­ter­mijn, de fac­tuur­ter­mijn, en of prijzen in- of ex­clu­sief btw zijn.

Speelt au­teurs­recht een rol, bijvoorbeeld als je iets levert als maker? Leg le­ve­ring van en ver­goe­ding voor au­teurs­rech­te­lijk be­schermd werk goed vast. Wat doe je als de klant niet te­vre­den is? Voor ieder con­tract geldt: hoe con­cre­ter hoe beter.

Een mooi voorbeeldover aan­spra­ke­lijk­heid is: ‘Bij scha­de wordt geen aan­spra­ke­lijk­heid aan­vaard voor scha­de­be­dra­gen die hoger zijn dan het bedrag dat mijn be­drijfs­aan­spra­ke­lijk­heids­ver­ze­ke­ring uit­keert.’

TIP 8: MAAK GEBRUIK VAN ALGEMENE VOORWAARDEN

Al­ge­me­ne voor­waar­den zijn de spel­re­gels bij het maken van af­spra­ken over een op­dracht. Het is han­dig en pro­fes­si­o­neel. Hier­in kun je stan­daard­za­ken vast­leg­gen. Denk bij­voor­beeld aan be­ta­lings­ter­mij­nen, re­gels over het in­ha­len of an­nu­le­ren van les­sen en be­pa­lin­gen over aan­spra­ke­lijk­heid.

Ben je lid van de Kunstenbond? Maak dan ge­bruik van de al­ge­me­ne voor­waar­den van de Kun­sten­bond. Je kunt de stan­daard­voor­waar­den van de Kun­sten­bond ook goed ge­brui­ken om je eigen set voor­waar­den te maken, toe­ge­spitst op je eigen be­roeps­prak­tijk.

Maak je al­ge­me­ne voor­waar­den dui­de­lijk ken­baar. Zet ze op je web­si­te, ver­wijs er­naar in mails en stuur ze mee met of­fer­tes.

TIP 9: EIGEN VOORWAARDEN OF DIE VAN JE OPDRACHTGEVER?

Ga je met een gro­te­re op­dracht­ge­ver in zee, dan komt die vaak met een con­tract en stan­daard­voor­waar­den. Toch is ook dan het heb­ben van eigen voor­waar­den zin­vol. Op die manier kun je de voorwaarden van je opdrachtgever naast je eigen voorwaarden leggen. Waar zitten verschillen? Zijn die voor jou belangrijk? Zo ja, dan kun je onderhandelen over voorwaarden die jij zou willen toevoegen of aanpassen.

TIP 10: TEKEN HET CONTRACT VOOR JE BEGINT

Als je alle punten hebt doorlopen en je voelt je zeker van je afspraken, dan kun je het contract tekenen. Laat de wederpartij dit ook doen.

Het kan voorkomen dat je aan een op­dracht be­gint zon­der dat het con­tract ge­te­kend is door beide par­tij­en. Dan is het on­dui­de­lijk of er wel spra­ke is van een hel­der ak­koord en of beide par­tij­en wel echt de­zelf­de in­ten­ties heb­ben. Vooraf te­ke­nen dus! Een mail be­wa­ren waar­in blijkt dat beide par­tij­en on­dub­bel­zin­nig ak­koord zijn over de ge­maak­te af­spra­ken is be­lang­rijk als back-​up.

Contract screening

Wil jij zeker weten dat je afspraken goed zijn vastgelegd in een contract en ben je lid van de Kunstenbond? Laat dan je contract screenen door onze juristen.