Checklist voor het vastleggen van afspraken
Afspraken vastleggen met opdrachtgevers, klanten en samenwerkingspartners, hoe doe je dat? Met deze praktische tips helpen we je op weg.
Als je afspraken goed vastlegt, zorg je ervoor dat je achteraf niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Doe dit voordat je begint met je opdracht, zodat je na half werk niet voor het blok komt te staan. Hieronder lees je tien praktische tips om je afspraken op de juiste manier vast te leggen.
TIP 1: LEG AFSPRAKEN SCHRIFTELIJK VAST
Hoe duidelijker een afspraak is, hoe beter. Zowel voor jou als je opdrachtgever. Zorg ervoor dat je afspraken schriftelijk bevestigt. Zo heb je iets om op terug te vallen als het niet vanzelf goed gaat. Dat geldt ook voor eenvoudige afspraken. Soms is een e-mail ter bevestiging van het mondelinge besluit al voldoende.
TIP 2: MAAK HET JEZELF NIET TE MOEILIJK
Hoe je een afspraak het best vastlegt, is afhankelijk van het type en de omvang van de afspraken. Een vuistdik contract voor een korte klus? Dat is niet nodig. Maak afspraken naar behoefte en belang. Hoe groter de klus, des te verstandiger het is om risico’s op te vangen met een goed contract.
TIP 3: GEEF DE AFSPRAAK DE JUISTE NAAM
Maak in de titel van het contract direct duidelijk waar het over gaat. Zoals: opdrachtovereenkomst, lesovereenkomst, licentieovereenkomst, boekingsovereenkomst. verkoopovereenkomst, huurovereenkomst, samenwerkingsovereenkomst.
We hebben een aantal checklists opgesteld van dingen waaraan je moet denken wanneer je een contract wilt afsluiten. Daarnaast hebben we een aantal voorbeeldcontracten opgesteld die voor leden te downloaden en gebruiken zijn.
TIP 4: MAAK DUIDELIJK WIE DE CONTRACTPARTIJEN ZIJN
Met wie sluit je het contract? Is dat een particulier? Of gaat het om een bedrijf (zoals een BV, een VOF of een stichting)? In dat laatste geval zet je dan de naam van het bedrijf én de naam en functie van degene die namens het bedrijf tekent op het contract.
Zijn er meer dan twee contractpartijen? Of een buitenlandse contractpartij? Dan wordt het al snel ingewikkeld. Schakel onze hulp in.
TIP 5: LEG DE CONTEXT VAN HET CONTRACT VAST
Welke bedoeling hebben jullie voor ogen bij het sluiten van het contract? Als er achteraf onverhoopt een conflict of een verschil van inzicht ontstaat, dan gaat het niet alleen om de opgeschreven afspraken. In dat geval speelt ook een rol wat partijen beoogd hebben (naast hoe partijen zich in de praktijk hebben gedragen).
TIP 6: ELK TYPE CONTRACT HEEFT ZIJN EIGEN kenmerken
Bedenk dat elk type contract zijn eigen juridische details of rechtsgevolgen heeft. Daarom zijn de naam en de context van het contract belangrijk. Soms sluiten bepaalde contractsoorten elkaar ook uit: een koopcontract kan niet tegelijkertijd een huurcontract zijn. Ook de hoedanigheid van contractpartijen spelen daarbij een rol: particulieren genieten consumentenbescherming, bedrijven niet.
TIP 7: SCHRIJF DE KERN VAN HET CONTRACT PUNT VOOR PUNT OP
Wat lever je? Wanneer? Tegen welke prijs? En onder welke voorwaarden? Al deze punten zijn belangrijk om te vermelden, net als de betaaltermijn, de factuurtermijn, en of prijzen in- of exclusief btw zijn.
Speelt auteursrecht een rol, bijvoorbeeld als je iets levert als maker? Leg levering van en vergoeding voor auteursrechtelijk beschermd werk goed vast. Wat doe je als de klant niet tevreden is? Voor ieder contract geldt: hoe concreter hoe beter.
Een mooi voorbeeldover aansprakelijkheid is: ‘Bij schade wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor schadebedragen die hoger zijn dan het bedrag dat mijn bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering uitkeert.’
TIP 8: MAAK GEBRUIK VAN ALGEMENE VOORWAARDEN
Algemene voorwaarden zijn de spelregels bij het maken van afspraken over een opdracht. Het is handig en professioneel. Hierin kun je standaardzaken vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan betalingstermijnen, regels over het inhalen of annuleren van lessen en bepalingen over aansprakelijkheid.
Ben je lid van de Kunstenbond? Maak dan gebruik van de algemene voorwaarden van de Kunstenbond. Je kunt de standaardvoorwaarden van de Kunstenbond ook goed gebruiken om je eigen set voorwaarden te maken, toegespitst op je eigen beroepspraktijk.
Maak je algemene voorwaarden duidelijk kenbaar. Zet ze op je website, verwijs ernaar in mails en stuur ze mee met offertes.
TIP 9: EIGEN VOORWAARDEN OF DIE VAN JE OPDRACHTGEVER?
Ga je met een grotere opdrachtgever in zee, dan komt die vaak met een contract en standaardvoorwaarden. Toch is ook dan het hebben van eigen voorwaarden zinvol. Op die manier kun je de voorwaarden van je opdrachtgever naast je eigen voorwaarden leggen. Waar zitten verschillen? Zijn die voor jou belangrijk? Zo ja, dan kun je onderhandelen over voorwaarden die jij zou willen toevoegen of aanpassen.
TIP 10: TEKEN HET CONTRACT VOOR JE BEGINT
Als je alle punten hebt doorlopen en je voelt je zeker van je afspraken, dan kun je het contract tekenen. Laat de wederpartij dit ook doen.
Het kan voorkomen dat je aan een opdracht begint zonder dat het contract getekend is door beide partijen. Dan is het onduidelijk of er wel sprake is van een helder akkoord en of beide partijen wel echt dezelfde intenties hebben. Vooraf tekenen dus! Een mail bewaren waarin blijkt dat beide partijen ondubbelzinnig akkoord zijn over de gemaakte afspraken is belangrijk als back-up.
Contract screening
Wil jij zeker weten dat je afspraken goed zijn vastgelegd in een contract en ben je lid van de Kunstenbond? Laat dan je contract screenen door onze juristen.