Checklist samenwerkingsovereenkomst

Voordat je een samenwerking aangaat met een andere partij is het altijd verstandig om afspraken vast te leggen. Voor het ontvangen van subsidies is dit doorgaans zelfs verplicht. Zulke afspraken worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Met onze checklist weet je zeker dat je alle belangrijke punten hierin opneemt.

WAAROM EEN SAMENWERKINGSOVEREENKOMST?

Een samenwerkingsovereenkomst is in feite niets anders dan een overzicht van gemaakte afspraken tussen partijen om ervoor te zorgen dat een samenwerking succesvol verloopt. Om tot een succesvolle samenwerking te komen is het van belang dat alle partijen de overeenkomst naleven. Het is verstandig om de voorwaarden duidelijk te omschrijven om misverstanden te voorkomen.

AANDACHTSPUNTEN

Bij het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst is het belangrijk om in ieder geval over de volgende onderwerpen na te denken:

Wie zijn partij bij de overeenkomst?
Door wie worden de partijen vertegenwoordigd?
Wat is het doel van de samenwerking?
Wat breng ik aan kennis en middelen in in het project en wat is de bijdrage hiervan op het beoogde projectresultaat?
Wat brengen de andere partijen in?
Hoe zijn de taken onderling verdeeld?
Vindt er overleg plaats?
Hoe worden de kosten onderling verdeeld?
Hoe worden de opbrengsten verdeeld?
Wat is er geregeld in geval van ziekte, overmacht of het overlijden van een van de partijen?
Hoe en wanneer eindigt de samenwerking?
Hoe worden conflicten opgelost?

VASTLEGGING

Het opstellen en vastleggen van een goede samenwerkingsovereenkomst kan veel tijd in beslag nemen. Reserveer dan ook voldoende tijd en zorg ervoor dat de juiste personen in het proces betrokken zijn.

Onderwerpen voor een samenwerkingsovereenkomst:

De deelnemers in het samenwerkingsverband.
De doelstelling van de samenwerking.
De wijze van samenwerking tussen de verschillende deelnemers.
De duur van de samenwerkingsovereenkomst.
De rechthebbenden op de projectresultaten.
De verdeling van kosten en risico’s tussen de deelnemers.
De verdeling van de subsidie over de deelnemers.
Een machtiging van de deelnemers een aan een van hen om als penvoerder op te treden. Een machtiging is verplicht. Deze kan onderdeel zijn van de samenwerkingsovereenkomst, maar kan ook apart worden opgesteld.

Sommige bovengenoemde onderwerpen kunnen al in het projectplan beschreven zijn. In dat geval kun je verwijzen naar het projectplan of de bijbehorende begroting.

TIPS

Samenwerkingen vastleggen kan vrij complex worden. We raden dan ook altijd aan om een expert naar de overeenkomst te laten kijken voor je hem definitief maakt.
Onthoud dat een samenwerkingsovereenkomst geen garantie is voor een goede verstandhouding en het uitblijven van meningsverschillen, maar een middel om conflicten gedurende een samenwerking te voorkomen.
Het is van belangrijk dat beide partijen zich niet alleen verdiepen in de eigen belangen maar ook in de belangen van de andere betrokken partijen.
Bij internationale samenwerking kan het moeilijker zijn bepaalde afspraken vast te leggen. Verdieping in de lokale en internationale wet- en regelgeving is dan ook noodzakelijk.
De overeenkomst moet definitief en rechtsgeldig ondertekend zijn door alle deelnemende partijen.
Bij veel subsidieprogramma’s is het voor een aanvraag verplicht de samenwerking tussen de projectpartners in een overeenkomst vast te leggen. In zulke overeenkomsten moeten minimaal de bovengenoemde onderwerpen behandeld worden.